Du är inte inloggad.

Artikel

Klara fördelar med att spara viktig information i digitalt arkiv

Det finns många skäl att se över det arkiveringssystem man använder sig av på sitt företag. Mängden dokument och annan information ett företag hanterar varje dag blir allt större. Något som ställer allt högre krav på system som används för att hålla reda på den här informationen. Än idag är det överraskande nog ganska vanligt att även etablerade och relativt framgångsrika verksamheter använder sig av analoga system, alltså arkivskåp med högar av papper. Gammaldags papperhamstring för dock med sig ganska många och uppenbara nackdelar. Främst är det ytterst tidskrävande och ineffektivt att leta igenom ett omfattande pappersarkiv. Med ett digitalt arkiv sparar du mycket tid och får även ett avsevärt säkrare system. Andra starka argument för att satsa på modern dokumenthantering med ett digitalt arkiv är att:

 

  • Lätt att hitta i ett digitalt arkiv. Ett digitalt arkiv är mycket mer lätthanterligt än ett analogt system med papper. Du och dina anställda kan snabbt och enkelt söka i arkivet och hitta den information som eftersöks på några sekunder.
  • Överblick. Det är betydligt enklare att strukturera ett digitalt arkiv. Glöm papperslappar och mappar med kryptiska förkortningar och svårtydda färgkoder. I ett digitalt system döper du huvudmappar på samma sätt som på din persondator.
  • Inget kommer bort. Med ett digitalt arkiv eliminerar du helt risken för att pärmar med viktiga dokument kommer på avvägar och försvinner. Inte ens en brand som totalförstör byggnaden företagets kontor ligger i behöver vara någon katastrof eftersom du snabbt och enkelt kan säkerhetskopiera hela system (som för övrigt oftast ligger på en extern server).
  • Vem har tillgång till informationen? Med ett digitalt arkiv kan du mycket enkelt och smidigt hålla koll på vem som loggar in i system, tar del av information och laddar ner dokument. Något som inte är möjligt på samma sätt med analoga alternativ.

Ordna en arbetsplats utan pärmar via Office Management - experter på digitalt arkiv.






Artiklar skrivna i samma kategori som denna

Billig skruv - inte alltid det bästa
Att tänka på vid takbyte
Flyttstädning Göteborg
Hitta snickare i Umeå
Patchwork, kelim & vintage-mattor – En snabbguide!