Just nu är det svårt att mötas som vi är vana vid och alltfler möten flyttar till det digitala rummet. Men vad ska man tänka på för att skapa bättre digitala möten?
-
Välj verktyg för mötet i god tid och bekanta dig ordentligt med det verktyg du väljer så du vet hur du ska göra för att dela skärm, chatta, se deltagare etc.
-
Kommunicera tydliga instruktioner till deltagarna om hur dom ska ansluta sig till mötet. Påminn om att alla ska logga in i god tid innan mötesstart och att slå av mikrofonen för att undvika bakgrundsljud.
-
Ha en tydlig agenda och kommunicera den i början av mötet. Detta blir än viktigare vid ett digitalt möte.
-
Tänk på att ett digitalt möte oftast går fortare än ett fysiskt nr du planerar agendan.
-
Kommunicera hur du vill att deltagarna ska begära ordet.
-
Om ni inte känner varandra, gå en presentationsrunda så alla vet vilka som är med i mötet. Detta blir än viktigare när man inte kan se varandra.
-
En av de stora utmaningarna med att mötas digitalt är att involvera deltagarna, det blir lätt långa monologer som får deltagarna att tappa intresset. Ett sätt att öka engagemanget kan vara att inleda presentationen med en reflektion. Ställ en fråga om presentationens ämne t.ex. ”Vad innebär X för dig?” låt deltagarna reflektera ett par minuter och presentera sina tankar, alternativt skriva i chatten.
-
Fördela ordet. Istället för att svara på alla frågor själv. Involvera deltagarna genom att be dem svara på frågor rörande sina områden.
-
Uppmana deltagarna att ställa frågor i chatten under mötet. Samla upp dessa och svara i slutet av presentationen.
-
Glöm inte pauserna. Kommunicera gärna dessa tydligt i agendan så deltagarna vet att det kommer tid för att svara på mail etc.