Det låter förstås som en omöjlighet att få mer gjort genom att göra mindre! Men i praktiken är det ofta så att du får mer arbete utfört när du gör mindre. I denna artikel får du reda på hur du gör för att öka din produktivitet.
Den grundläggande orsaken till att många inte får så mycket arbete utfört som de önskar är att de jobbar med för mycket saker samtidigt. Idag är det vanligt att under en arbetsdag sitta med en uppgift samtidigt som du har mejl, telefon och flera chattprogram igång. Ett sätt att ta reda på vad du lägger tid på under en normal arbetsvecka är att rapportera tiden. Välj ut en vecka då du noggrannt tidrapporterar allt du gör under arbetsdagarna. Ett smidigt sätt att rapportera tiden är att använda Flowis tidrapporteringssystem som är enkelt att komma igång med.
Fokus nyckeln till framgång
Om du ska slutföra en arbetsuppgift som kräver fokus men hela tiden avbryter dig för att kolla när ett mejl trillar in eller en kollega skriver på chatten tar uppgiften mycket mer tid än om du hade fokuserat på den till 100 %. Med andra ord skulle du kunna få mycket mer gjort genom att göra en sak i taget.
Att börja arbeta på ett mer fokuserat sätt har dock en del utmaningar. Du behöver till exempel informera dina kollegor om att du inte är tillgänglig under en viss tid. Det kan ju ta emot att stänga av chatten under arbetstid om du tror att dina arbetskamrater börjar misstänka att du loggat ut från jobbet. Varför inte ta en diskussion om denna fråga under nästa möte? Kanske kan ni kompromissa på så sätt att du stänger av vissa kommunikationskanaler men att det går att nå dig på telefon om det är ett akut ärende?
Bestäm vad som är viktigast
För att kunna få mer gjort på mindre tid behöver du också tydliggöra för dig själv vad som är viktigast och i vilken ordning du ska göra uppgifterna. Börja dagen med att välja ut den arbetsuppgift som är allra viktigast. Gå igenom din kalender för att se när du har tillräckligt med tid för att hinna slutföra uppgiften. Lägg in den in dagens kalender så att du inte riskerar att få en mötesförfrågan för den tiden. När tiden är inne ser du till att lägga allt fokus på att utföra det aktuella jobbet.
Så får du mer gjort på kortare tid
-
Arbeta endast med en uppgift i taget
-
Avsätt tid för uppgiften i kalendern
-
Stäng av chatt, mejl och annat som skulle kunna störa dig när du arbetar med uppgiften