Inför en konferens brukar det vara mycket som ska ordnas – lokaler ska bokas, inbjudningar skickas, mat, boende och transporter ska beställas. Vore det inte enklare om alla deltagare helt enkelt kunde stanna kvar på sina respektive kontor och ändå träffas i en virtuell miljö.
Med den moderna tekniken är det fullt möjligt att hålla en konferens med deltagare från flera olika världsdelar och ändå få en känsla av att befinna sig i ett och samma rum. Genom att hålla en
konferens via video sparar du inte bara tid och pengar på grund av minskade transporter och lokalbokningar, du gör dessutom en god gärning för miljön. Det går också betydligt enklare och snabbare att anordna en videokonferens än en traditionell konferens, vilket gör att du kan fixa en sammankomst med relativt kort varsel om det skulle behövas.
Genom att sköta företagets konferenser på distans kan du göra stora besparingar inom organisationen och dessutom förbättra både dina egna och dina kollegors arbetssituation. Tiden som ni sparar genom att slippa resa kan ni istället spendera med vänner och familj, vilket ger en bättre balans mellan arbete och fritid och bidrar till att öka livskvaliteten.
Om du inte behöver kunna se de du pratar med eller använda dig av visuella hjälpmedel för att framföra ditt budskap, så kan du även välja att hålla din konferens via telefon. Det finns många bra system för både video- och telefonkonferenser som kan förenkla det dagliga arbetet inom ditt företag. En stor fördel med att använda video vid en konferens är dock att det underlättar kommunikationen genom att synliggöra deltagarnas kroppsspråk. I de flesta fall använder vi kroppsspråket för att nyansera och tydliggöra vad vi menar och det är mycket av en konversation som kan gå förlorad om man enbart kan höra den andra personens röst.