Att åka på konferens är mer än att byta miljö och lämna den vanliga arbetsplatsen för en stund. Det gäller att hitta rätt mix av deltagare, att boka talare eller andra ledare för det arbete som ska göras och att ha en idé om de mål som ska nås. Sedan kommer de praktiska frågorna som ditt konferenshotell ska kunna svara på. Hur stora är lokalerna? Vilken utrustning ingår? Kan jag hyra för halvdagar eller timmar? Hur fungerar det med övernattning och måltider? Erbjuds promenader i naturen eller andra trevliga aktiviteter i närheten?
Medlemshotellen är lokalt drivna, med stora möjligheter till en egen unik profil, både vad gäller hur hotellet ser ut och vad det erbjuder. En grundidé är att vara en lokal mötesplats i varje stad, och det är
konferenshotell i Örebro.
Lokalkännedomen är en stor fördel, inte minst när grupper av människor kommer samman under en period, till exempel under en konferens.
Ibland är det en poäng att hålla sammankomsten på en ort man är bekant med. Ibland behöver man däremot ruskas om och vistas i helt nya omgivningar för bästa resultat. För dig som planerar en konferens finns många möjligheter oavsett om du vill stanna i din stad eller resa en bit. Naturligtvis bokar du hotell online i samband med ditt arrangemang. Fråga ditt hotell om kommunikationer och transporter och om vilka aktiviteter som kan utföras i eller utanför konferenslokalen. Ibland är det viktigt med många smårum som komplement till det stora samlingarna. Ibland kan en fysisk aktivitet göra stor skillnad för upplevelsen och möjligheten att nå syftet med mötet.
Efter konferensen
Mitt i allt planerande och fixande inför en sammankomst, kan det vara lätt att glömma uppföljningen. Det är mänskligt och vanligt förekommande, men det finns mycket att vinna på att såväl ta åt sig av beröm som att lära sig av de mindre lyckade inslagen. En klassiker är att lämna ut ett formulär som fylls i och sedan samlas in mot slutet. Det finns både för- och nackdelar med det. Att göra uppföljningen lite tidigare och inte så nära uppbrottet kan vara smart. Då hinner man reagera och kommunicera kring resultaten tillsammans. Kanske till och med korrigera de sista punkterna på programmet? Det finns också ett antal sätt att göra en uppföljning direkt, i realtid, bland annat genom gratistjänster på nätet med omröstningar som kan göras på plats och resultat som blir diagram på storbildsskärm eller filmduk. Prata också med konferenshotellet om hur deras uppföljning brukar se ut. Låna gärna bra idéer!