I teorin är det jättelätt att skapa den bästa konferensen, med fantastiska talare, perfekt teknik, underbar mat och nöjda deltagare. Man kan se framför sig hur allt faller på plats och hur de varma applåderna studsar mellan väggarna, redan innan avslutningen. Vi ska inte tala om hur effekterna för arbetsglädjen och företagets resultat, fullständigt rusar i höjden. Vet du vad? Det kan även hända i verkligheten. Det gäller bara att hitta en bra samarbetspartner som paketerar och tar hand om detaljerna. Läs det här om du har fått i uppdrag att
boka hotell Malmö i samband med en konferens! Steg ett: lista hur många ni blir, var och när ni ska ses och något om syftet med arrangemanget.
En sak i taget
När det mest basala är på plats, som fakta kring deltagarna, eventuella matpreferenser, antalet övernattningar och rum, transfer och liknande, så kommer den lite mer kreativa fasen. Tänk baklänges och börja med det som händer sist. Alltså; hur vill du att deltagarna ska känna sig efteråt? Kommer minnena av fin gemenskap med arbetskamraterna att vara tydligast (och det är inget fel med det) eller är det tänkt att man ska ha med sig en to-do-lista i väskan när man åker hem? Slutresultatet har betydelse för hur samlingarna arrangeras. Ska det vara ett upplägg med aktivt deltagande i grupper? (då behöver du kanske lokaler för det) Är det mer frågan om att sitta och lyssna på en duktig och professionell talare? (vem vill ni ha?) Ska ni ge er ut i omgivningarna i samband med vistelsen? Då ska studiebesök eller transporter ska bokas in. Svaren är viktiga för valet av ditt konferenshotell i Malmö.
Några röda trådar
Även om varje tillfälle är unikt, finns det några trender som är aktuella för den här typen av sammankomster. En är att tiden för konferensen minskar, det som tidigare gjordes på tre eller fler dagar, kan nu göras på en eller två. Snabbare transporter och effektivare hantering förklarar detta. Men se upp med att stressen ökar och du tappar de sociala poängerna med att vara tillsammans utanför arbetsplatsen och vardagen. Att hela arrangemanget ska genomsyras av den information som ska förmedlas eller den känsla man vill skapa, blir allt vanligare. Det kan betyda att maten är en del av temat, eller att du satsar på effekter ”hollywood style” för att göra intryck med ljus, ljud eller en artist som överraskar till exempel. Utmana ditt konferenshotell och diskutera med dem hur du får till den där riktigt starka upplevelsen!